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Wie die israelische Wertpapieraufsicht ihre Mitarbeiter zu Innovation motiviert

Yael Weiss Efron ist Innovationsmanagerin bei der israelischen Wertpapieraufsicht (Israel Securities Authority; ISA). Anfang 2017 beauftrage die ISA Qmarkets ihre Plattform zu implementieren, um ein Ideen- und Innovationsmanagementprogramm durchzuführen. Im Anschluss an den erfolgreichen Start des Programms und seiner Weiterentwicklung saßen wir mit Yael zusammen, um über die ISA und ihre einzigartigen Bedürfnisse bezüglich der Innovationsmanagement-Plattform, den Erfolg des Programms und die Zusammenarbeit mit Qmarkets bei der Einführung der Plattform zu sprechen.

Qmarkets: Was ist die israelische Sicherheitsbehörde?

Yael Weiss Efron: Die israelische Wertpapieraufsicht (ISA) ist eine in Israel tätige Körperschaft mit dem Ziel, die Interessen der Anleger zu schützen. Die Hauptaufgaben der ISA sind die Bewertung von Finanzberichten israelischer Organisationen und die Erteilung von Genehmigungen, die die Veröffentlichung von Investorenprospekten ebendieser Organisationen erlauben.

Hinzu kommen Gesetzgebung, Durchsetzung und Ermittlung hinsichtlich Regulierung, Deregulierung und Marktentwicklung. Um diese Mission zu erfüllen, beschäftigt die ISA Hunderte von Wirtschaftsprüfern, Wirtschaftswissenschaftlern, Rechtsanwälten und Experten.

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Hauptaufgaben der ISA

 

QM: Was hat zum Innovationsbedarf der ISA angetrieben?

YWE: Wir sind kein Wirtschaftsunternehmen. Unser Hauptziel ist nicht auf den Gewinn zu achten und daher müssen wir auch nicht innovative Geschäftsprozesse initiieren und erschaffen. Auch wenn es keine Innovationen bei der ISA gibt, bleiben wir immer noch relevant, da wir die Regulierungsbehörde der Branche sind.

Trotzdem ist das nicht der Standpunkt der Verwaltung bei der ISA. Wir bemühen uns ständig die Entwicklung der Finanzmärkte zu ermöglichen und gleichzeitig die Regulierung den aktuellen Anforderungen anzupassen. Um dies zu erreichen müssen wir Raum für kreatives Denken und Innovation bieten.

„Uns war es wichtig, die Mitarbeiter als wertvollste Ressource der ISA in den Prozess mit einzubeziehen. Sie bringen Erfahrung und Wissen mit sich – sowohl darin welche Herausforderungen in der Arbeit bei der ISA auftauchen, als auch wie diese zu konfrontieren und lösen sind.“

QM: Wie haben Sie Innovation unterstützt?

YWE: 2016 war unser „Jahr der Kreativität und Innovation“. Administratoren und leitende Mitarbeiter wurden mit Tools vertraut gemacht und brainstormten darüber, wie diese in unsere laufende Arbeit implementiert werden können. Nach diesem intensiven Jahr, war unsere Zusammenarbeit mit Qmarkets eine natürliche Fortsetzung.

Uns war es wichtig, die Mitarbeiter als wertvollste Ressource der ISA in den Prozess mit einzubeziehen. Sie bringen Erfahrung und Wissen mit sich – sowohl darin welche Herausforderungen in der Arbeit bei der ISA auftauchen, als auch wie diese zu konfrontieren und lösen sind. Dieses Projekt war eine Gelegenheit um die Leidenschaft einiger Mitarbeiter der ISA aufrechtzuerhalten und sogar neu zu entfachen. So konnten sie als integraler Bestandteil bei der Verbesserung der Effizienz der ISA und der von ihr erbrachten Dienstleistung mitwirken.

QM: Warum haben Sie sich für eine Crowdsourcing- / Ideenmanagement Software entschieden?

YWE: Wir haben uns erstmalig dafür entschlossen alle unsere Mitarbeiter in den Prozess miteinzubeziehen. Bei dieser Gelegenheit möchte ich Ariel Fliegler von Rented minds danken. Er hat die ISA während der Schulungs- und Implementierungsprozesse begleitet und uns bei der Planung dieses Projekts geholfen.

Wir dachten zunächst an eine Reihe von Basislösungen als Grundlage um das Projekts in die Gänge zu bringen. Wir erkannten aber schnell, dass wir ein interaktives Programm benötigen um ein Innovationsprojekt gründlich und vollständig umzusetzen. Dieses Programm müsste verschiedene Prozesse unterstützen: Ideenvorschläge, Ideen rangreihen, Zugänglichkeit zu den Ideen aller Mitarbeiter, Ideensegmentierung und Ideen teilen.

QM: Was hat Sie zur Zusammenarbeit mit Qmarkets bewogen?

YWE: Ein Teilziel des Projekts war den Prozess in Rekordzeit zu starten und zu implementieren. Zu unserer Freude hörten wir von Qmarkets, einem lokalen israelischen Unternehmen, das weltweit führend im Bereich Innovationsmanagement-Software ist. Qmarkets Erfahrung mit der Implementierung ähnlicher Systeme in unzähligen Unternehmen auf der ganzen Welt, war uns von da an eine unglaubliche Hilfe bei der Definition jener Prozesse, die unseren Anforderungen am besten entsprechen. Ganz nach ihrem Motto: wir „kamen für den Komfort, aber blieben für den Rest“ – erlebten wir enge und effektive Unterstützung, freundliche und intuitive Interface des Systems und beinahe unmittelbare Antwort von einem Qmarkets-Teammitglied auf jede Frage oder Anforderung.

QM: Was sind Ihre Ziele für das System?

YWE: Ich sehe Qmarkets als ein zentrales System zur Unterstützung des Innovationsprozesses bei der ISA. Ziel ist es, bis Ende des Jahres eine Reihe von fokussierten und professionelleren Projekten durchzuführen. Das System ermöglicht abteilungsübergreifende Teams, eine Variation der Arbeitsbereiche welche Innovationen fördert und baut Barrieren einer hierarchischen Organisation ab. Es wurden viele Vorteile für die „innovative Gemeinschaft“ mit dem Qmarkets-System geschaffen: Bildung von Vertrauen zwischen dem Management und den Mitarbeitern, offene Kommunikation zur Verbesserung der Organisationskultur, Förderung einer Lernkultur, Problemlösung und Risikoverminderung. Die „innovative Community“ bietet ein System, um Probleme, die für eine kleine Gruppe zu groß oder riskant sind, anzugehen.

QM: Haben Sie vor dem Kauf des Hauptsystems eine Sandbox oder eine Pilotversion eingesetzt?

YWE: Das erste Projekt wurde als Pilotprojekt definiert. Sobald die hohe Einsatzbereitschaft unserer Mitarbeiter (insgesamt 70% Engagement, 20% in der Ideenvorschlagsphase) sowie die guten Ergebnisse sichtbar waren, haben wir uns für den Kauf des Systems für einen längeren Zeitraum entschieden.

QM: Wie haben Sie die Mitarbeiter zur Nutzung Ihres Systems motiviert? (Wettbewerbe, Veranstaltungen,Preise, Belohnungen, Anerkennung?)

YWE: Noch vor dem offiziellen Projektstart war klar, dass für starkes Mitarbeiterengagement und Erfolg die Spitze von Anfang an führen muss. Ich kann stolz sagen, dass die ISA-Geschäftsleitung gänzlich mit an Bord war: Sowohl der ISA-Generalsekretär als auch der Senior Advisor des Vorstandsvorsitzenden nahmen den Spießrutenlauf auf und „sponserten“ das Projekt.

Organisationsintern starteten wir ungefähr zwei Wochen vor Beginn eine Reihe von Kampagnen mit „Teasern“, die ohne zu viel zu verraten Interesse am Projekt zu wecken sollten.

Beispiele dazu: Bei der Kampagne „Es liegt alles in unseren Händen“, verteilten wir Stressbälle; bei „Erfrische deine Gedanken“, Eis am Stiel, usw. Darüber hinaus veranstalteten wir gemeinsam mit dem Management und den Mitarbeitern eine Auftaktveranstaltung, die gleichzeitig in Jerusalem und in Tel Aviv stattfand. Die Projektträger stellten dabei die bevorstehende Herausforderung vor und gaben eine erste Einführung in das Qmarkets-System, in die Ziele und die Erwartungen an die Mitarbeiter. Präsentiert wurden auch die Möglichkeit beizutragen, wenn man keine Idee hat (durch Kommentieren und Voranbringen der Diskussion beizutragen oder andere Ideen zu fördern), das Konzept der „innovativen Gemeinschaft“ und mehr.

QM: Wie haben Sie die Plattform nach dem Start promoted?

YWE: Beim Start des Projekts gab es zwei „Happy Hour“ – Events. Ziel war es, die Community rund um das Qmarkets-System zu kultivieren, indem Preise zur Förderung erwünschter Beiträge vergeben wurden: Preise gab es für den größten Beitrag, die meist diskutierten Ideen (basierend auf der Anzahl der Kommentare) und sogar für die „wildeste“ Idee. Darüber hinaus wurden den Mitarbeitern Statistiken der führenden Abteilungen gezeigt, was den Wettbewerb förderte und die Beteiligung steigerte.

Inhaltsbezogen war es uns sehr wichtig am Puls des Projekts zu sein und auf die sichtbare Aktivität zu reagieren: Als wir beispielsweise bemerkten, dass nicht genug über Ideen diskutiert wird, starteten wir einen „Kommentar-Tag“. Schlummerte das System zu lange, starteten wir einen Wettbewerb. Wer eine Idee vorschlägt, die am ersten Tag mit „mindestens 10 Likes“ bewertet wird, erhält einen Preis.

isa_quote_newUnd dann gab es natürlich auch die Hackathon-Veranstaltung, bei der Projektteams Workshops zum Thema kreatives Denken und Innovationsprojekte durchliefen. Bei dieser Veranstaltung entwickelten die Teams die Ideen und präsentierten sie der Jury. Die ISA-Geschäftsführung wurde dabei von Frau Efrat Duvdevani, Generaldirektorin des Peres-Zentrums für Frieden und Innovation, als externe Zielrichterin unterstützt, um den Beurteilungsprozess objektiver zu gestalten.

QM: Gab es besondere Anforderungen für euch als Regierungsorganisation?

YWE: Zunächst hatte ich einige Bedenken ob wir überhaupt die Möglichkeit hätten, als sensible Organisation mit einem geschlossenen IT-System ein Cloud-basiertes System zu betreiben. Zu meiner großen Überraschung und Freude, erhielt die Cloud-Implementierung dank des erfahrenen technischen Teams von Qmarkets, schnell die Genehmigung unseres Informationssicherheitsteams (unterstützt durch die Tatsache, dass kein sensibles Material in das Qmarkets-System hochgeladen wurde. Ab da lief alles reibungslos: Mitarbeiter können sich nun schnell und einfach ins Qmarkets-System einloggen.

QM: Wie viele Ideen, Kommentare und Stimmen wurden im System über welchen Zeitraum eingereicht?

YWE: Das Projekt lief einen Monat lang und brachte ungefähr 200 Ideen, 314 Kommentare und 2.070 „Likes“ ein.

QM: Auf welches Verfahren haben Sie sich geeinigt, um die besten Ideen auszuwählen?

YWE: Da dieses Projekt sich an alle Mitarbeiter richten sollte, entschieden wir „der Masse“ zu vertrauen und sie die besten Ideen auswählen zu lassen. Darüber hinaus sind wir derzeit dabei die Besten der 200 vorgeschlagenen Ideen auszuarbeiten und zu priorisieren. Die drei Finalisten werden anschließend unabhängig geprüft. Ziel ist es, alle drei zu fördern. Die Leiter der Projekte werden jene Mitarbeiter sein, die die Ideen vorgeschlagen haben.

„Ich sehe Qmarkets als ein zentrales System, das den Innovationsprozess der ISA unterstützt“

QM: Können Sie einige der Erkenntnisse über das Ergebnis des Projekts mit uns teilen?

YWE: Bereits in diesem Stadium sehe ich das Projekt definitiv als Erfolg. Detailliertere Angaben zu den Bereichen die sich aus dem Projekt ergeben haben  kann ich natürlich nicht geben. Aber was ich sagen kann ist, dass sich die meisten Ideen mit der Verbesserung der Informationsaustauschprozesse innerhalb der Organisation, sowie der zugrunde liegenden Daten unserer Aufsichtsarbeit, dem Überdenken der Aufsichtsmethoden und sogar Vorschlägen für neue Tätigkeitsmodelle befassten. Mir gefiel vor allem das Gefühl der Vitalität, die sich durch das Projekt bei den Mitarbeitern ergab. Sie hatten das Gefühl, dass man ihnen zuhört. Das Projekt trug definitiv zu einem gesteigerten Gefühl der Zugehörigkeit zur Familie der ISA bei.

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Offir Eyal, adv.- Senior Advisor des Vorstandsvorsitzenden und Direktor der Abteilung für internationale Angelegenheiten:

Das Qmarkets-System schuf ein einfaches und intuitives Fundament für eine noch nie dagewesene Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen. Es entstand eine unabhängige Dynamik, die kollaborative kreative Denkprozesse vorantrieb, zur Anregung und Entwicklung von Ideen führte, die uns auf keinem anderen Wege eingefallen wären.